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BEISPIEL 3 Kosmetiksalon: Kein Überblick über die Finanzen

Durch die Vermittlung einer langjährigen Bekannten, welche Stammkundin in dem betreffenden Kosmetiksalon ist, begegnete ich einer dynamischen Unternehmerin, die sich trotzdem helfen lassen wollte, weil ihr monatliches Einkommen trotz erkennbar steigender Einnahmen für sie unveränderbar schleichend sank. Sie war alleinerziehende Mutter mit einer pubertierenden Tochter, die öfter in den Salon zu Besuch kam, was ich bei meinem ersten Besuch erfuhr.

Die Wachstumsplanung der Inhaberin

Die Inhaberin arbeitet allein in ihrem Kosmetiksalon. Sie terminierte ihre Kundinnen mit erprobten Zwischenpausen, auch für spontane praktische Zusatzangebote und für Ladenverkäufe. Insgesamt betrachtet erwirtschaftet sie kontinuierlich steigende Einnahmen und möchte in irgendeiner Weise die erste Mitarbeiterin anstellen, die Leistungen anbieten soll, die sie selbst nicht bestens ausüben kann. Sie plant aus räumlichen Gründen, dass diese Mitarbeiterin zu bestimmten Zeiten allein im Salon arbeiten soll. Folglich hätte sie selbst vielleicht auch wieder mehr Freizeit. Die Warteliste der Kundinnen hat derzeit einen Wartedauer für Neukundinnen zum Ersttermin von fast sechs Wochen.

Geschäftsproblem

Das Geld für die Investition in einen zusätzlichen Arbeitsplatz (z. B. Möbel, Geräte, Material, voller Lohn trotz noch geringer Einnahmen) müsste sie nach ihren Berechnungen haben, aber es fehlt monatlich immer Geld in der Kasse bzw. Kassenabrechnung.

Auf meine Nachfrage hin, gab sie zu, dass sie zwar eine tägliche Kassenabrechnung durchführte, sie die Zahlen aber nie zur Kontrolle ansah. Sie entnahm der Kasse ja auch einfach Geld, "wenn sie selbst oder ihre Tochter hier ´mal schnell Geld bräuchte". Da könne aber kein Problem sein, weil sie diese Beträge später wieder nachfüllen würde.

Lösungsprozess

Da freute ich mich, dass nur dieses Verhalten offensichtlich das Problem ihrer Finanzen ist. 

Deshalb erklärte ich ihr, dass es dafür "drei, eigentlich nur zwei" Lösungsmöglichkeiten gäbe:

1. Die Geldentnahme aus der Kasse für private Angelegenheiten ist absolut verboten. Oder ...

2. Über die Geldentnahme aus der Kasse wird haargenau buchgeführt, um all diese Beträge später monatlich wieder haargenau einzuzahlen, damit der Monatsabschluss stimmt. Und dazu ...

3. Da die Einzahlungen der Kundinnen auf das Geschäftskonto monatlich geringer als die Einnahmen aus der Tageskasse sind, muss wöchentlich der Kasse ein möglichst richtig kalkulierter Betrag für Geschäftsausgaben entnommen - und auf ein zusätzliches Tagesgeldkonto eingezahlt werden.

Auf diese Weise (Zwei-Konten-Modellkann sie auf dem Tagesgeldkonto als Rücklage die Beträge für Fixkosten mindestens zielgenau sammeln (z. B. Raummiete, Versicherungen, Steuern-Vorsteuern, Lohn, Werbung, Reparaturen) und selbstverständlich darüber buchführen (Einzahlungen + Ausgaben). Von dem Geschäftskonto bzw. Privat-Girokonto mit anderen Einzahlungen von Kundinnen werden dagegen nur die privaten Angelegenheiten bezahlt. Natürlich wird ja auch darüber extra buchgeführt, z. B. zusammen in der BwA betriebswirtschaftlichen Auswertung ihres Steuerberaters.

Es kann auch einige Zeit dauern, bis man alle Einnahme- und Ausgabeformen richtig sortiert und zugeordnet hat, aber dann erhält man den Überblick über seine (laufenden) Finanzen schwarz auf weiß.

Erfolg

Nur ein Beratungstag vor Ort war nötig - noch andere Tipps speziell für die Inhaberin konnte ich nicht zurückhalten. Nach fast drei Monaten bereits rief sie mich an, dass sie zuerst meinen Vorschlag als zu bürokratisch verurteilte, dass ihr aber wegen der "Löcher in der Kasse" nichts anderes übrigblieb, als das Zwei-Konten-Modell für sich und ihre Tochter bestmöglich angepasst einzuführen. Ihr Steuerberater half ihr dabei, sodass sie sich nach diesen wenigen Wochen über wieder sichtbar wachsende Kontostände freute.